Obowiązkowy KSeF 2.0 – zasady wystawiania faktur na przykładzie oraz jak się przygotować do KSeF

Faktura ustrukturyzowana oraz Krajowy System e-Faktur (KSeF)
- Cel wprowadzenia obligatoryjnego KSeF oraz ogólne założenia
- Co to jest KSeF oraz faktura ustrukturyzowana (e-faktura)?
- Na czym polega zmiana w zasadach wystawiania faktur?
- Okresy przejściowe – do kiedy należy wdrożyć KSeF?
- W jakich przypadkach podmioty zwolnione z VAT nie muszą stosować KSeF?
- Zasady wystawianie faktur ustrukturyzowanych
  - Systemy komercyjne (F/K)
  - Aplikacje podatnika
- Numer referencyjny nadawany przez KSeF (nr KSeF faktury)
- Data wystawienia i data otrzymania faktury ustrukturyzowanej – konsekwencje prawne i podatkowe stosowania nowej regulacji.
- Funkcjonalności KSeF
- KSeF jako centralny rejestr faktur
Dostęp do KSeF – modele i uprawnienia
- Zgłoszenie ZAW-FA
- Pieczęć kwalifikowana
- Zasady pierwszego uwierzytelnienia się w systemie.
- Nadawanie uprawnień w tym do wysyłki i odbioru faktur.
- Szczególny tryb nadawania uprawnień w grupach VAT oraz jednostkach samorządu terytorialnego
- Nadawanie identyfikatora wewnętrznego (ID WEW)
- Uwierzytelnienie faktury
- Archiwizacja faktur w systemie.
- Konto podatnika – możliwość tworzenia subkonta dla jednostek wewnętrznych
- Adresowanie dokumentu – skutki błędu w numerze NIP nabywcy.
- Funkcje pracowników w procesie stosowania KSeF
Metody uwierzytelniania
1. Kontekst logowania
2. Podpis kwalifikowany
3. Profil zaufany
4. Pieczęć kwalifikowana
5. Certyfikat KSeF
6. Token
Nadawanie uprawnień w KSeF
- Zasady nadawania i odwoływania uprawnień
- Uprawnienia administratora
- Uprawnienia robocze (wystawianie faktur, przeglądanie faktur itd.)
- Nadawanie uprawnień podmiotom zewnętrznym np. biurom rachunkowym
- Pozostałe zagadnienia
Wystawianie i wysyłanie faktur w KSeF w praktyce
- Narzędzia
- Aplikacje
Odbierania faktur z KSeF – integracja z oprogramowaniem firmowym
Czy KSeF wpłynie na datę powstania obowiązku podatkowego oraz prawo do odliczenie podatku naliczonego VAT?
Rodzaje faktur a system KSeF 2.0
- Faktura dla podatnika VAT (B2B)
- Faktura dla osoby fizycznej (faktura konsumencka)
- Faktura uproszczona – do kiedy paragon z numerem NIP może być uznawany za fakturę?
- Faktura do paragonu (FP)
- Faktura korygująca/propozycja wystawienia faktury korygującej
- Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa
- Pozostałe faktury
- Zasady ewidencji dokumentów wewnętrznych (WEW).
- Zwolnienia z obowiązku stosowania faktury ustrukturyzowanej.
- Faktura w zamówieniach publicznych, a faktura ustrukturyzowana.
- Faktura wystawiona w trybie awaryjnym oraz zasady postępowania w okresie awarii KSeF.
- Faktura wystawiona w trybie „offline” i „offline 24”
- Faktura RR
- Samofakturowanie
Struktura logiczna JPK-FA(3):
- Podstawowy format faktury xml oraz możliwość stosowania wizualizacji w pliku PDF.
- Podstawowe części faktury – sekcje Nagłówek, Podmiot 1, Podmiot 2, Podmiot 3, Podmiot Upoważniony, Fa, Stopka, Załącznik.
- Omówienie przykładu faktury
- Pola obowiązkowe, fakultatywne i opcjonalne.
- Omówienie węzłów Rozliczenie, Płatność i pól dodatkowych takich jak GTU, TP, Procedury, Adnotacje itd.
- Wiersze faktury i unikalny numer wiersza faktury.
- Załącznik do faktury ustrukturyzowanej FA(3)
- Inne zmiany dotyczące FA(3)
Wizualizacja faktury – obowiązek oznaczenia faktury kodem QR)
- Kod QR (link do strony www)
- Kod QR Certyfikat
Obowiązek podawania NIP przez nabywcę oraz związane z tym obowiązki wystawcy faktury
Obowiązek dostarczenia e-faktury w sposób uzgodniony z nabywcą
- Podmiot zagraniczny
- Brak nr NIP
- Faktura konsumencka
- Tryb awaryjny
Certyfikat wystawcy e-faktur (certyfikat KSeF)
- Znaczenie i zastosowanie
- MCU (moduł certyfikatów i uprawnień) – procedura generowania
- Ryzyko nadużyć oraz zasady ochrony
Kiedy możliwe będzie wystawienie duplikatów?
Korekty i rozliczenie korekt wynikających w faktur ustrukturyzowanych (zasady korekty podatku należnego i naliczonego – usunięcie not korygujących)
Praktyczne konsekwencje likwidacji noty korygującej
Zmiany w zasadach rozliczania faktur korygujących „in minus”
Odstępstwa od obowiązku stosowania KSeF – faktury spoza systemu (faktury B2C w KSeF).
Awarie i niedostępność KSeF, a fakturowanie i dodatkowe obowiązki.
Obowiązek przesyłania faktur do KSeF
Faktury wystawiane w trybie „offline”.
- Awaria systemu KSeF
- Awaria systemu fakturowania podatnka
- Niedostępność KSeF
System „offline 24” (cel, zasady, wykorzystanie, ryzyka)
Faktury wystawiane na rzecz podmiotów zagranicznych
Zasady wystawiania faktur konsumenckich – brak obowiązku stosowania KSeF oraz praktyczne konsekwencje
Obowiązek ułatwienia dostępu do KSeF
Kiedy nadawane są kody „QR” oraz sposób ich nadawania.
- Dostarczenie oraz użycie faktur poza KSeF
- Tryb awaryjny
- Tryby offline
Załączniki w KSeF
- W jakich przypadkach można wystawiać faktury z załącznikiem
- Moduł zgłoszeń faktur za załącznikiem
- Konsekwencje nie spełnienia warunków ustawowych
- Załącznik wysyłany poza KSeF – opcja
Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych.
Spodziewane problemy związane z wdrożeniem KSeF i jego stosowaniem.
Oznaczanie opisu płatności numerem KSeF
Sankcje związane z nieprawidłowościami w stosowaniu KSeF.
Okres przejściowy dla faktur z kas fiskalnych
Okres przejściowy dla paragonu z NIP do 450 zł
Preferencje dla małych podmiotów –przesuniecie obowiązku KSeF na rok 2027 jeżeli nie wystawia faktur na kwotę powyżej 10.000 zł miesięcznie?
Skrócenie terminów zwrotu nadwyżki podatku naliczonego VAT
Zmiany w JPK_VAT w związku z wprowadzenie KSeF
Wpływ KSeF na JPK_CIT i JPK_PIT
Znaczenie KSeF dla planu kontroli podatkowych – na co zwracać uwagę?
Wątpliwości związane z KSeF:
- Data wystawienia faktury w związku ze stanowiskiem MF
- Czy można odliczyć VAT z faktury wystawionej z naruszeniem obowiązku KSeF (w roku 2026 brak sankcji)
- Pozostałe zagadnienia
Jak przygotować się do obligatoryjnego systemu KSeF?
- Analiza możliwości technicznych (nieprawidłowości systemu F/K, integracja wielu systemów itp.)
- Infrastruktura informatyczna
- Wprowadzenie wzoru faktury – czy możliwa jest eliminacja części pól?
- Nadawanie uprawnień
- Organizacja procesu oraz zmiany w procesach wystawiania i odbiory faktur
- Weryfikacja poprawności kwalifikacji podatkowej transakcji
- Szkolenia dla pracowników
- Przegląd zawartych umów (aneksy)
Warsztaty – przykładowe wystawienie faktury w systemie KSeF (online)

Prelegent:

Arkadiusz Duda

Doradca podatkowy posiadający szeroką wiedzę oraz praktyczne umiejętności zdobyte w wyniku 15 letniej praktyki zawodowej w jednej z największych spółek giełdowych w Polsce oraz we współpracy z szeregiem kancelarii podatkowych i prawnych. Specjalizuje się w podatku VAT, oraz podatkach dochodowych. Uczestniczył w wielu kluczowych na rynku polskim, projektach optymalizujących zobowiązania podatkowe spółek w tym w największym w skali kraju projekcie optymalizacji podatku od nieruchomości. Posiada szeroką wiedzę oraz doświadczenie w prowadzeniu sporów z organami podatkowymi oraz w reprezentacji podatnika przed sądami administracyjnymi. Ma doświadczenie w prowadzeniu sporów z organami podatkowymi oraz w reprezentacji podatnika przed sądami administracyjnymi. Zajmował się koordynacją kilkuset postępowań podatkowych. Wykładowca z wieloletnim doświadczeniem.

Termin i miejsce szkolenia

27/02/2026

Warszawa – Centrum Szkoleniowo-Konferencyjne BUSINESSROOM ul. T. Chałubińskiego 8, godz 10:00-15:00

Organizator szkolenia:

EDUCOR Zuzanna Tarkota
43-100 Tychy, ul. Dojazdowa 9b

Cena:

590 zł + 23% VAT

(dla jednostek sektora finansów publicznych istnieje możliwość wystawienia faktury „zw”)

Cena zawiera:

udział w szkoleniu
autorskie materiały szkoleniowe
imienny certyfikaty ukończenia
lunch, oraz serwis kawowy

Dodatkowe informacje

możliwość uzyskania punktów dla doradców podatkowych