fbpx
23/11/2020 | Webinarium

Dokumentacja pracownicza od A do Z

Zapisz się na szkolenie

W 2019 roku zasady prowadzenia dokumentacji uległy radykalnym zmianom, co było w szczególności spowodowane koniecznością dostosowania dotychczasowych przepisów do wymogów wynikających z RODO.
Szkolenie uwzględnia aktualny stan prawny w omawianym zakresie oraz najświeższe stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Państwowej Inspekcji Pracy oraz Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Podczas szkolenia omówione zostaną również przepisy wprowadzone na mocy tzw. Koronaustawy i jej kolejnych nowelizacji (TARCZ ANTYKRYZYSOWYCH), które rzutują na obowiązki w sferze zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

W skład materiałów, które otrzymują uczestnicy szkolenia wchodzą wzory licznych dokumentów standardowo zamieszczanych w dokumentacji pracowniczej!

Podczas szkolenia dowiesz się m.in.:

  • Gdzie przechowywać polecenie pracy zdalnej?
  • Czy porozumienie zawarte z przedstawicielstwem załogi w trybie art. 15g lub art. 15zf Koronaustawy przechowujemy w dokumentacji pracowniczej?
  • Jakie dokumenty usprawiedliwiają nieobecność pracownika w pracy z powodu kwarantanny, izolacji lub niezdolności do pracy z powodu COVID-19 oraz sprawowania opieki?
  • Jakie są zasady wysyłania pracowników na profilaktyczne badania lekarskie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego/stanu epidemii i przechowywania wydawanych w tym okresie elektronicznych orzeczeń lekarskich o zdolności do pracy?
  • Jak należy dokumentować fakt powierzenia pracownikowi innej pracy w trybie art. 42 § 4 KP i art. 81 § 3 KP?
  • Czy pracodawca może dokonywać pomiaru temperatury pracownika i przechowywać w dokumentacji wyniki pomiarów?

Ponadto dowiesz się, m.in.:

  • Jakich reguł wynikających z RODO należy przestrzegać przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej,
  • Jak ustalać okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od okresu zatrudnienia pracownika,
  • Jakie działania są zakazane na etapie rekrutacji,
  • Jak należy postąpić w przypadku uzyskania danych osobowych poza okresem rekrutacji (kandydat wysyła CV lub list motywacyjny z własnej inicjatywy),
  • Czy pracodawca może żądać podania adresu zamieszkania i numeru PESEL w celu zamieszczenia na skierowaniu lekarskim,
  • Czy pracodawca może wykorzystać zdjęcie pracownika na potrzeby zatrudnienia,
  • Czy pracodawca może umieszczać na stronie internetowej imiona i nazwiska pracowników oraz ich firmowe maile i numery telefonów,
  • Czy można przechowywać w aktach osobowych dane zgormadzone przed wejściem w życie RODO,
  • Czy można zamieszczać powód absencji pracownika na liście obecności,
  • Czy na liście obecności można zamieszczać imiona i nazwiska pracowników,
  • Jakie dokumenty niewymienione w przepisach rozporządzenia można przechowywać w aktach osobowych,
  • Czy poszczególne części dokumentacji pracowniczej można prowadzić w formie mieszanej, tj. częściowo w postaci elektronicznej a częściowo papierowej,
  • Czy w aktach osobowych można przechowywać notatki służbowe,
  • Czy w aktach osobowych można przechowywać odpisy/kopie świadectw pracy z poprzednich zakładów pracy pracownika,
  • Jak przechowywać e-zwolnienia,
  • Jak udokumentować okres pracy za granicą wpływający na zakres uprawnień pracowniczych w kraju,
  • Jaka jest podstawa prawna przechowywania skierowań i orzeczeń lekarskich wydanych na rzecz innego pracodawcy,
  • Czy w aktach osobowych należy przechowywać korespondencję z komornikiem,
  • Czy umowa o pracę może zostać zawarta w formie elektronicznej,
  • Czy umowa o pracę może zostać sporządzona w języku obcym,
  • Czy pracodawca jest zobowiązany tworzyć zakresy obowiązków (czynności) i jak powinny one wyglądać,
  • Gdzie przechowywać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz klauzulę informacyjną RODO,
  • Czy dokumenty zgłoszeniowe ZUS i US należy przechowywać w części B akt osobowych,
  • Czy pracownik może zachować oryginały zaświadczeń (certyfikatów, dyplomów) o ukończeniu kursów lub szkoleń, na które został wysłany przez pracodawcę,
  • Czy w aktach pracownika należy przechowywać oryginał czy kopię zaświadczenia o szkoleniu okresowym bhp,
  • Czy należy odnotowywać liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracownika zatrudnionego w systemie zadaniowego czasu pracy,
  • Warunki przechowywania należy zapewnić w przypadku dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej, a jakie w przypadku e-akt,
  • Jaka wygląda procedura odbioru całości dokumentacji lub jej części oraz procedura wydawania jej kopii,
  • Jak pod rządami obecnych przepisów wystawić duplikat świadectwa pracy,
  • W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany udostępnić dokumentację pracowniczej pracownikowi oraz podmiotom zewnętrznym,
  • Jakie reguły rządzą przetwarzaniem danych osobowych na potrzeby ZFŚS,
  • Jakie są zasady wystawiania świadectwa pracy i jego korekty,
  • Jak przebiega proces wydawania dokumentacji lub jej części pracownikowi, byłemu pracownikowi i członkom najbliższej rodziny pracownika lub byłego pracownika,
  • W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany wydać całość lub część dokumentacji członkom najbliższej rodziny pracownika lub byłego pracownika,
  • W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi/byłemu pracownikowi odpis całości lub części dokumentacji pracowniczej,
  • Jak często pracodawca jest zobowiązany wydawać całość lub część dokumentacji pracowniczej na wniosek uprawnionych osób,
  • W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi wgląd do dokumentacji pracowniczej,
  • Czy pracodawca może pobierać opłatę za wydanie odpisu dokumentacji pracowniczej,
  • Jakim organom i podmiotom zewnętrznym pracodawca zobowiązany jest udostępniać dokumentację pracowniczą,
  • Jakie warunki techniczne (w tym temperatura i wilgotność powietrza) należy spełnić przy przechowywaniu dokumentacji papierowej?
  • Jakie warunki techniczne należy spełnić przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej,
  • Na jakich warunkach pracodawca może połączyć dokumentację pracowniczą z różnych okresów zatrudnienia pracownika ponownie przyjmowanego do pracy,
  • Czy pracodawca po przejściu na formę elektroniczną prowadzenia dokumentacji może zobowiązać pracownika do uzyskania podpisu kwalifikowanego,
  • Jakie formaty kompresji należy stosować w przypadku przenoszenia uporządkowanego zbioru dokumentów pomiędzy systemami lub wysyłania na odległość,
  • Jakie wymogi techniczne musi spełniać dokument przekonwertowany na postać elektroniczną,
  • Czy pracownik/były pracownik może zażądać wydania dokumentacji lub jej części w postaci elektronicznego odpisu jeżeli dokumentacja prowadzona była w formie papierowej i odwrotnie,
  • Jakie informacje powinny znaleźć się w informacji o warunkach zatrudnienia w przypadku pracodawcy, który utworzył regulamin pracy, a jakie w przypadku pracodawcy niezobowiązanego do jego utworzenia,
  • W jakich przypadkach okres przechowywania dokumentacji ulega wydłużeniu,
  • Jakiej grupie pracowników pracodawca jest zobowiązany wydać informację o długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej?
  • Jak liczyć okres roku nienagannej pracy uprawniający do usunięcia z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową?
  • W jakich przypadkach dokumentacja pracownicza ponownie zatrudnionego pracownika podlega dwom różnym okresom przechowywania,
  • Czy w plan urlopu należy do kategorii dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, przechowywanych w dokumentacji pracowniczej?
  • Kto jest zobowiązany dostarczyć pracodawcy zaświadczenie o niekaralności?
  • Czy pracodawca jest zobowiązany zwrócić koszt uzyskania zaświadczenia o niekaralności?
  • Czy pracodawca może przechowywać informacje o zainteresowaniach, hobby i innych danych wrażliwych przekazane przez kandydatów do pracy na etapie rekrutacji w treści CV lub listów motywacyjnych,
  • Jakie reguły rządzą przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w okresie przejściowym,
  • Jakie są okresy przechowywania harmonogramów czasu pracy w okresie przejściowym,
  • Jakie dodatkowe zbiory dokumentów – poza dokumentacją pracowniczą – jest zobowiązany prowadzić pracodawca.

Szkolenie podzielone jest na następujące części:

  1. Pojęcie i zakres dokumentacji pracowniczej,
  2. Ochrona danych osobowych w stosunkach pracy,
    • Dane, których może żądać pracodawca od kandydata do pracy i pracownika,
    • Dane wrażliwe,
    • Dane biometryczne,
    • Wykorzystanie wizerunku i personaliów w stosunku pracy (plakietki służbowe, szyldy na drzwiach pokoi, maile służbowe)
    • Upoważnienie dostępu do danych osobowych,
    • Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez firmę zewnętrzną,
  3. Zasady prowadzenia akt osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy,
    • Warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
    • Papierowa i elektroniczna postać dokumentacji pracowniczej,
    • Okresy przechowywania,
    • Udostępnianie i wydawanie dokumentacji osobom uprawnionym,
    • Ustawa o języku polskim a dokumentacja pracownicza,
    • Niszczenie dokumentacji pracowniczej,
    • Przechowywanie dokumentacji nieprzewidzianej w przepisach,
  4. Omówienie poszczególnych dokumentów wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej, zasad ich tworzenia oraz związanych z nimi praw i obowiązków stron stosunku pracy,
  5. Postępowanie z dokumentacją pracowniczą w szczególnych przypadkach
    • Zniszczenie lub zagubienie,
    • Przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę,
    • Upadłość lub likwidacja pracodawcy,
  6. Najczęstsze błędy związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej,
  7. Odpowiedzialność za naruszenie przepisów o dokumentacji pracowniczej.

 

Odbiorcy: Pracownicy działów kadr i płac, przedsiębiorcy, wszyscy zainteresowani tematyką szkolenia.

Cel szkolenia: Zapoznanie Uczestników z zagadnieniami dot. dokumentacji pracowniczej.

Planowany efekt: Każdy Uczestnik będzie znał i potrafił zastosować w praktyce przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej od podstaw.

    Prelegent:

    Piotr Wąż

    doktor nauk prawnych, urzędnik państwowy, wykładowca, szkoleniowiec, były członek Komisji Prawnej Głównego Inspektora Pracy, autor książek oraz wielu publikacji ukazujących się w fachowej literaturze prawniczej z dziedziny prawa pracy i prawa spółek, laureat „Złotych Szelek” za wyjaśnianie skomplikowanych problemów prawnych zrozumiałym i klarownym językiem, biegły sądowy z zakresu stosunku pracy z elementem międzynarodowym (międzynarodowe prawo pracy) i delegowania pracowników do innego państwa celem świadczenia usług.

Termin i miejsce szkolenia


23/11/2020

Szkolenie w formie webinarium – wirtualnego szkolenia nadawanego na specjalnie przygotowanej platformie. Uczestnicy będą na żywo brali udział w szkoleniu z możliwością zadawania pytań na czacie. Podczas szkolenia poza widokiem wykładowcy będzie również dostępna tablica multimedialna, oraz prezentacja/materiały którymi będzie zarządzał prelegent.

Krótki film przedstawiający sposób realizacji szkoleń webinarowych:

Czas trwania: 10:00-15:00.

Każdy uczestnik otrzyma link do platformy na której należy dokonać rejestracji zgodnie z danymi przesłanym w formularzu zgłoszeniowym.

Przykładowe opinie o naszych szkoleniach webinarowych:

📌“Państwa szkolenie elearningowe, w którym uczestniczyłam było dobrze zorganizowane, prowadzący świetnie przekazywał swoją wiedzę i odpowiadał na mnóstwo zadawanych mu pytań. Z chęcią skorzystam z tej formy kursów/ szkoleń, bo mimo, że pierwszy raz korzystałam z webinara, to sposób takiego szkolenia jest dla mnie inną, aczkolwiek tak samo ciekawą formą, jak szkolenie face to face.”
📌“Jeżeli szukasz odpowiedzi na nurtujące Cię pytania z zakresu podatków zapraszam na szkolenia EDUTAG – tutaj wszystko staje się jaśniejsze 
📌“Zdecydowanie polecam, profesjonalna kadra i celujące wykonanie.”

Cena:


280 zł + 23% VAT

(dla jednostek sektora finansów publicznych istnieje możliwość wystawienia faktury „zw”)

Płatność przed szkoleniem na podstawie faktury proforma wysłanej po otrzymaniu zgłoszenia.

Cena zawiera:


  • dostęp do platformy w czasie realizacji szkolenia
  • autorskie materiały szkoleniowe (w formie pdf – przesłane w dniu szkolenia przed rozpoczęciem)
  • imienny certyfikaty ukończenia (zostanie wysłany pocztą)

Dodatkowe informacje


Minimalne wymagania sprzętowe dla uczestników:

  • Procesor dwurdzeniowy 2GHz lub lepszy
  • 2 GB pamięci RAM
  • System operacyjny Windows 8 (zalecany Windows 10), Mac OS wersja 10.13 (zalecana najnowsza wersja), Linux, ChromeOS
  • Aktualna wersja jednej z wybranych przeglądarek: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Edge, Opera.
  • Połączenie internetowe o prędkości nie mniejszej niż: 2048 kbps (2 Mbps). Prędkość połączenia można zweryfikować pod adresem: https://www.speedtest.pl/

 

➡️ Przykładowy harmonogram szkolenia:

🕐08:00 – dystrybucja do uczestników materiałów szkoleniowych w formacie pdf
🕑09:30 – rozpoczęcie logowania przez uczestników (po zalogowaniu dostępna jest “poczekalnia” która w momencie startu przełączy się na pokój webinarowy)
🕒10:00 – Wykład cz I
🕓12:00 – Przerwa 30min☕️🍪
🕔12:30 – Odpowiedzi na pytania zadane na czacie, wykład cz II
🕕14:00 – Zakończenie szkolenia, odpowiedzi na przesłane pytania w trakcie drugiej części zajęć

Zdjęcia obiektu


Szanowni Państwo,

Informujemy, że mają Państwo możliwość samodzielnej zmiany ustawień dotyczących cookies w swojej przeglądarce internetowej. Jeśli nie wyrażają Państwo zgody, prosimy o zmianę ustawień w przeglądarce lub opuszczenie serwisu.

Dalsze korzystanie z serwisu bez zmiany ustawień dotyczących cookies w przeglądarce oznacza akceptację plików cookies, co będzie skutkowało zapisywaniem ich na Państwa urządzeniach przez serwis internetowy edutag.pl

Informacji odczytanych za pomocą cookies i podobnych technologii używamy w celach reklamowych, statystycznych oraz w celu dostosowania serwisu do indywidualnych potrzeb użytkowników, w tym profilowania. Wykorzystanie ich pozwala nam zapewnić Państwu maksymalną wygodę przy korzystaniu z naszych serwisów poprzez zapamiętanie Waszych preferencji i ustawień na naszych stronach. Więcej informacji o zamieszczanych plikach cookie oraz o możliwości zmiany ustawień przeglądarki oraz polityce przetwarzania danych znajdą Państwo w polityce prywatności.

Akceptacja ustawień przeglądarki oznacza zgodę na możliwość tworzenia profilu użytkownika opartego na informacji dotyczącej świadczonych usług, zainteresowania ofertą lub informacjami zawartymi w plikach cookies. Mają Państwo prawo do cofnięcia wyrażonej zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Państwa danych, którego dokonano na podstawie udzielonej wcześniej zgody.